Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht zur E-Rechnung – mit weitreichenden Folgen für den Vorsteuerabzug. Wer E-Rechnungen empfängt, muss nicht nur die Inhalte prüfen, sondern auch sicherstellen, dass diese technisch valide sind. Andernfalls droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Pflicht zur Prüfung empfangener E-Rechnungen
Obwohl es Übergangsregelungen bis Ende 2027 gibt, gilt bereits seit dem 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und prüfen können – unabhängig davon, ob er selbst schon zur Ausstellung verpflichtet ist. Wer dazu technisch nicht in der Lage ist, verliert im schlimmsten Fall das Recht auf Vorsteuerabzug.
Besonders wichtig ist dabei die technische Prüfung – auch „Validierung“ genannt. Neben der inhaltlichen Kontrolle (z. B. korrekte Leistungsbeschreibung, richtige Beträge) müssen E-Rechnungen einem bestimmten strukturierten Format entsprechen. Nur dann sind sie umsatzsteuerlich anerkannt.
Was bedeutet Validierung bei E-Rechnungen?
Laut aktuellem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bedeutet die Validierung einer E-Rechnung Folgendes:
- Die Datei muss in einem strukturierten Format vorliegen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), damit sie maschinell lesbar und automatisiert verarbeitet werden kann.
- Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf Anhänge (z. B. als PDF) genügt nicht.
- Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig und nachvollziehbar sein. Ergänzende Informationen können im Anhang beigefügt werden.
- Die Rechnung ist auf Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler zu prüfen.
Welche Fehlerarten gibt es bei E-Rechnungen?
Die Prüfung empfangener E-Rechnungen umfasst mehrere Ebenen:
- Formatfehler: Die Struktur der Datei entspricht nicht dem vorgeschriebenen Standard. Die Datei ist technisch fehlerhaft oder nicht auslesbar.
- Geschäftsregelfehler: Es liegen logische Widersprüche oder fehlerhafte Rechenbeziehungen vor – z. B. stimmt der Steuerbetrag nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein.
- Inhaltsfehler: Angaben wie Rechnungsempfänger, Leistungszeitraum oder Steuersatz fehlen oder sind falsch.
Achtung: Format- und Inhaltsfehler führen immer zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Geschäftsregelfehler wirken sich – mit wenigen Ausnahmen – ebenfalls negativ aus. Daher ist eine sorgfältige Prüfung unerlässlich.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen prüfen?
Für die technische Prüfung empfiehlt das BMF den Einsatz von Validierungssoftware. Eine kostenfreie Möglichkeit bietet das Land Baden-Württemberg mit dem Online-Dienst https://erechnungsvalidator.service-bw.de/. Dort können Unternehmen E-Rechnungen prüfen und einen Validierungsbericht herunterladen. Dieser sollte gemeinsam mit der Rechnung mindestens acht Jahre, besser zehn Jahre, aufbewahrt werden.
Während die technische Prüfung automatisiert erfolgen kann, bleibt die inhaltliche Kontrolle weiterhin Aufgabe des Menschen. Vor allem die Leistungsbeschreibung muss manuell auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden – sie ist zentral für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Die Pflicht zur technischen Empfangbarkeit betrifft alle inländischen Unternehmer – auch:
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG),
- Vereine,
- Vermieter, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Ein separates E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Entscheidend ist nur, dass die E-Rechnung technisch empfangen, ausgelesen und geprüft werden kann.
Wichtig: Verweigert ein Unternehmer den Empfang einer E-Rechnung oder ist er technisch nicht empfangsbereit, kann er keine alternative Rechnung (z. B. als PDF oder Papier) verlangen. Der Rechnungsaussteller gilt trotzdem als seinen Pflichten nachgekommen – insbesondere dann, wenn er den Versand der E-Rechnung belegen kann, etwa durch ein Sendeprotokoll.
Fazit: Wer E-Rechnungen nicht validiert, riskiert den Vorsteuerabzug
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur Vorteile durch Automatisierung – sie verpflichtet Unternehmen auch zur technischen und inhaltlichen Prüfung empfangener E-Rechnungen. Werden Fehler übersehen, kann das teuer werden: Der Verlust des Vorsteuerabzugs droht. Unternehmen sollten daher rechtzeitig geeignete Systeme zur Validierung implementieren und interne Prüfprozesse etablieren.