Ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, spart oft bares Geld. Viele Dienstwagennutzer entscheiden sich deshalb bewusst gegen die pauschale Ein-Prozent-Regelung. Doch Vorsicht: Nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert – und hier passieren immer wieder typische Fehler. Erfahre, wie du diese vermeidest und die Vorteile der Fahrtenbuchmethode wirklich nutzen kannst.
Warum ein korrekt geführtes Fahrtenbuch so wichtig ist
Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, hat zwei Möglichkeiten zur Besteuerung des Privatanteils: die pauschale Ein-Prozent-Regelung oder die aufwendig dokumentierte Fahrtenbuchmethode. Letztere kann steuerlich deutlich günstiger sein – vorausgesetzt, das Fahrtenbuch ist vollständig, lückenlos und korrekt geführt. Bereits kleine Fehler können jedoch dazu führen, dass das Finanzamt die Fahrtenbuchmethode verwirft und rückwirkend die Ein-Prozent-Regelung anwendet.
Typische Fehler bei der Fahrtenbuchführung
1. Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah – idealerweise täglich – gepflegt werden. Besonders bei digitalen Fahrtenbüchern achten die Finanzämter auf die Einhaltung der 7-Tage-Frist zur Ergänzung dienstlicher Angaben (BMF-Schreiben vom 04.04.2018, BStBl 2018 I S. 592). Elektronische Systeme müssen zudem revisionssicher sein, damit Manipulationen ausgeschlossen sind (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
2. Nachträgliche Änderungen oder fehlende Protokollierung
Einträge im Fahrtenbuch müssen unveränderbar sein. Handschriftlich geführte Bücher dürfen nicht mit Bleistift geschrieben sein. Elektronische Systeme müssen dokumentensicher und jede Änderung nachvollziehbar protokolliert sein (vgl. BFH-Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23). Wenn eine Datei durch Administratorrechte nachträglich bearbeitbar ist, wird sie nicht anerkannt (Urteil FG Düsseldorf vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)).
3. Gleichmäßiges oder unleserliches Schriftbild
Ein einheitliches Schriftbild kann Verdacht erregen, dass das Fahrtenbuch nachträglich erstellt wurde. Auch unleserliche Einträge führen zur Ablehnung. Ein Fahrtenbuch muss immer dem Finanzamt gegenüber nachvollziehbar sein, nicht nur für den Nutzer selbst (BFH-Beschluss vom 14.03.2012, VIII B 120/11).
4. Abweichende Belege
Das Fahrtenbuch muss mit anderen Belegen übereinstimmen, z. B. Werkstattrechnungen, Tankbelegen, Terminkalendern oder Bewirtungsnachweisen. Stimmen Kilometerstände oder Ortsangaben nicht überein, gilt das Buch als unzuverlässig. Plausibilitätsprüfungen helfen, solche Fehler frühzeitig zu erkennen.
5. Reisekostenerstattungen passen nicht zum Fahrtenbuch
Wird eine Dienstreise mit der Bahn unternommen und gleichzeitig im Fahrtenbuch als Pkw-Fahrt vermerkt, wird das Finanzamt misstrauisch. Auch bei Erstattungen für Verpflegungsmehraufwand oder Fahrten zum Flughafen muss der Eintrag im Fahrtenbuch exakt passen.
6. Umwege nicht erklärt
Abweichungen von der üblichen Route sollten begründet werden – etwa durch Baustellen oder Staus. Regelmäßige oder erhebliche Umwege ohne Erklärung wirken unglaubwürdig. Laut LStR R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 kann das zur Verwerfung führen. Eine gewisse Toleranz gibt es aber: Differenzen von bis zu 20 % gegenüber der idealen Strecke gelten in der Regel als unproblematisch (FG Düsseldorf, Urteil vom 07.11.2008, 12 K 4479/07 E).
7. Unzulässige Anonymisierung
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss Name und Adresse des Kunden oder Geschäftspartners enthalten. Berufsgeheimnisträger wie Anwälte oder Ärzte dürfen allerdings bestimmte Angaben anonymisieren – aber nur, wenn dies begründet und nachvollziehbar ist (FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2024, 3 K 111/21). In Zweifelsfällen kann ein zweites, vollständiges Fahrtenbuch sinnvoll sein, das nur auf richterliches Verlangen eingereicht wird.
Fazit: Fehlerfreies Fahrtenbuch spart Steuern
Die Fahrtenbuchmethode kann sich lohnen – allerdings nur, wenn sie konsequent und regelkonform angewendet wird. Wer sorgfältig dokumentiert, Plausibilitätsprüfungen durchführt und gesetzliche Vorgaben beachtet, kann gegenüber der Ein-Prozent-Regelung oft erheblich Steuern sparen. Umso wichtiger ist es, die häufigsten Fehler zu kennen – und konsequent zu vermeiden.